La definizione di comunicazione interna è intesa come il complesso di attività, riguardante la comunicazione aziendale, finalizzata alla creazione di una rete interna di mirati flussi informativi; quindi, alla diffusione di informazioni, di conoscenze e per chiarire e rendere condivisi gli obiettivi che un’organizzazione complessa fornisce ai suoi dipendenti. Il perché un’azienda debba sapere comunicare bene all’esterno è tutto improntato sulla sua visibilità, sul coinvolgimento di potenziali clienti e in un processo a cascata acquisire nuovi risultati di business più concreti.
L’identità di strategie, visioni e obiettivi che accomunano il marchio ai suoi dipendenti, crea lo stimolo e la volontà di questi ultimi di farsi ambasciatori del brand e dei suoi prodotti.
La comunicazione interna consiste quindi nel complesso di flussi informativi che coinvolgono un’organizzazione dal suo interno e che ne garantiscono il funzionamento a cominciare dalla condivisione degli obiettivi di breve, medio, lungo periodo.
Basti pensare che la maggior parte dei messaggi che vengono considerati oggetto di comunicazione interna è in realtà una forma di comunicazione organizzativa: le circolari, i comunicati, gli ordini di servizio sono pratiche che sono chiamate a semplificare e rendere efficiente il trend lavorativo all’interno di un’azienda.
Tra le priorità c’è quella di misurare il grado di coinvolgimento tra dipendenti e collaboratori. Non va trascurato, inoltre, il fatto che un ottimo piano di comunicazione interna serve anche a orientare le dinamiche di collaborazione, di responsabilità, di gerarchia, valido per le strutture verticali e valido per quelle più informali e in particolar modo quando si verificano avvicendamenti e alternanze nella leadership.
Quali programmi per migliorare la comunicazione interna
Esistono vari strumenti di buona qualità da usare in una strategia di comunicazione interna, alcuni di tipo tradizionale impiegati già da molti anni, altri invece sfruttano i moderni meccanismi inseriti in nuovi ambienti digitali e collaborativi. In ogni caso la strategia migliore consiste nell’integrazione dei diversi tool che si hanno a disposizione.
Come scegliere un software di comunicazione?
Le applicazioni evolvendosi sono diventate sempre più versatili. Per essere aiutati a trovare l’applicazione che soddisfa le esigenze di un’azienda insieme a quelle dei suoi dipendenti, è bene capire che un software di comunicazione viene scelto principalmente in base alla sua importanza rilevanza nel contesto aziendale, ad esempio, se i margini di sicurezza di un elemento principale o decisivo come un’e-mail, come Gmail o Outlook non è adeguata o non risponde più alla strategia aziendale.
In questo caso si preferisce passare ad un sistema di messaggistica i cui dati sono hosted, ossia rivolgendosi a un servizio che ospita fisicamente su un Server tutti i files che costituiscono il sito web così da renderlo raggiungibile per mezzo di Internet e su tutto il territorio nazionale oppure in azienda con standard molto elevati in termini di sicurezza come un BlockChain, ossia un registro digitale progettato a blocchi concatenati tra di loro in ordine cronologico.
Anche l’utilizzo dal fronte dell’utente finale è anch’esso importante, poiché gli strumenti di comunicazione sono sempre trasmessi tramite il computer e i telefoni dei dipendenti.
In questo contesto le Reti interne e le applicazioni di comunicazione aziendale interna nonché i software HR di comunicazione, in generale, sono pensati per esser convergenti verso un unico obiettivo virtuoso, partendo da WhatsApp fino a Telegram, ma pure gruppi chiusi su Facebook le reti interne aiutano a velocizzare la giornata e a facilitare il contatto tra le diverse aree aziendali.
Senza dubbio la comunicazione aziendale interna è quindi un tassello fondamentale che garantisce coesione, fluidità e ottimizzazione nella gestione delle risorse umane per qualunque azienda. Non import se si è una PMI o una grande organizzazione con una presenza in più mercati, l’aspetto della comunicazione interna non va assolutamente trascurato.